Política de Tratamiento de Datos Personales
Halu Plataforma Escolar EDIE — Axentia Technologies · Versión 2026.1
Identificación del responsable del tratamiento
Nombre: Habid David Acuña Oquendo, persona natural que ejerce actividad mercantil bajo el nombre comercial Axentia Technologies. Identificación: Cédula de ciudadanía No. 72.287.192 de Barranquilla — NIT 72.287.192-1. Matrícula Mercantil: No. 940.276, Cámara de Comercio de Barranquilla. Domicilio: Calle 16 N 10a-19, Sabanalarga, Atlántico — Colombia. Correo electrónico: haluplataformaescolar@gmail.com Teléfonos: 324 686 8538 | 300 661 0750
Marco normativo
Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), relativa al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Definiciones
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud o biométricos). Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Incluye estudiantes, acudientes, docentes, coordinadores, rectores y demás usuarios de la plataforma. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable del Tratamiento: Axentia Technologies, respecto de los datos propios de la operación de su plataforma; cada institución educativa cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios estudiantes, en los términos del respectivo contrato y su anexo de confidencialidad. Encargado del Tratamiento: Axentia Technologies, cuando trata datos personales de estudiantes por cuenta y bajo instrucción de la institución educativa contratante.
Principios aplicables al tratamiento
El tratamiento de datos personales dentro de la plataforma Halu se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
Datos personales objeto de tratamiento
Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento. Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico. Datos académicos: calificaciones, asistencia, observaciones de convivencia, planes de ajuste razonable (PIAR), resultados de simulacros y evaluaciones. Datos financieros asociados al pago de matrícula y pensiones (no se almacenan datos completos de tarjetas de crédito o débito; estos son procesados directamente por la pasarela de pagos). Datos biométricos, únicamente cuando la institución habilite funcionalidades específicas que los requieran, previa autorización expresa del titular o su representante legal. La plataforma trata datos personales de niños, niñas y adolescentes exclusivamente para las finalidades educativas y administrativas propias del servicio contratado por la institución educativa, y bajo las medidas de protección especial descritas en la sección «Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes» de esta política.
Finalidades del tratamiento
Prestar el servicio de gestión educativa integral contratado por la institución (académico, financiero, convivencial y administrativo). Generar boletines, certificados, reportes y demás documentos propios de la gestión escolar. Procesar pagos de matrícula y pensiones a través de la pasarela habilitada por cada institución. Emitir la facturación electrónica correspondiente conforme a la normativa DIAN. Enviar notificaciones y comunicaciones propias de la operación de la plataforma (citas, alertas académicas, recordatorios de pago). Analizar de forma agregada y anonimizada el uso de la plataforma con fines de mejora del servicio. Los datos personales no serán utilizados para fines distintos a los aquí descritos, ni serán objeto de venta, arriendo o explotación comercial con terceros.
Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Cuando el titular sea menor de edad, estos derechos serán ejercidos por sus padres, madres o representantes legales, en los términos de la Ley 1098 de 2006.
Procedimiento para ejercer los derechos
Las consultas, reclamos, actualizaciones, rectificaciones o solicitudes de supresión de datos personales deben dirigirse al correo electrónico haluplataformaescolar@gmail.com, indicando el nombre completo del titular, el documento de identidad, una descripción clara de la solicitud y los documentos que la soporten. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora, siendo el término máximo de espera de ocho (8) días hábiles adicionales. Cuando el titular sea estudiante de una institución educativa cliente de Halu, la solicitud podrá tramitarse también a través de la propia institución, en su calidad de Responsable del Tratamiento.
Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores de edad se realiza respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 44 de la Constitución Política y la Circular Externa 002 de 2015 de la SIC. En consecuencia: La recolección de estos datos requiere la autorización previa, expresa e informada de los padres, madres o representantes legales, gestionada por la institución educativa en su calidad de Responsable del Tratamiento. Los datos de menores no se utilizan con fines publicitarios, comerciales o de perfilamiento distintos a la prestación del servicio educativo contratado. Se aplican medidas de seguridad reforzadas y aislamiento de la información por institución educativa (arquitectura multi-tenant).
Transferencia y transmisión de datos a terceros
Para la prestación del servicio, Axentia Technologies puede apoyarse en proveedores tecnológicos que actúan como subencargados del tratamiento, tales como servicios de infraestructura en la nube, almacenamiento de archivos, correo electrónico transaccional, pasarela de pagos e inteligencia artificial. Dichos proveedores solo acceden a la información estrictamente necesaria para la operación del servicio contratado y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las aquí descritas. No se realizan transferencias internacionales de datos personales distintas a las necesarias para la operación de dichos proveedores tecnológicos, en los términos permitidos por la ley.
Seguridad de la información
Axentia Technologies implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, incluyendo cifrado de la información, control de acceso basado en roles, autenticación reforzada (2FA y passkeys) y aislamiento de datos por institución educativa.
Vigencia
La presente política rige a partir de su publicación y las bases de datos administradas por Axentia Technologies se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Modificaciones
Axentia Technologies podrá modificar la presente política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares a través de los canales de contacto disponibles o publicados en los medios habituales de la plataforma, antes de su entrada en vigencia.
¿Dudas sobre tus datos? Escribe a haluplataformaescolar@gmail.com.
